Tapahtuman sisältömarkkinointi

Tapahtumasta menestys sosiaalisen median avulla

Heikki Kallioinen haastatteli 16.3.2015 minua Avoine Oy:n blogiin ja Yhdistysavaimen Pölytön yhdistys -blogiin sekä Sporttisaitin Urheiluseura 2.0 -blogiin aiheesta Kuinka tehdä tapahtumasta menestys sosiaalisen median avulla. Riitta Raesmaa kirjoitti hyvin blogissaan 23.2.2013, miten hyvä tapahtuma on odotettu, haluttu ja puhuttu.

Yle uutisoi tänään, miten Suomi kuuluu digimaiden kärkikastiin. Suomella on Digibarometri 2015 -vertailun parhaat edellytykset digitaalisuudesta hyötymiseen, mutta käytännön hyödyntämisessä Suomi on sijalla viisi. Jotta suomalaisesta tapahtumasta tulee haluttu osallistujille, kannattaa tehdä sisältömarkkinointia. Sisältömarkkinointi tapahtumaan liittyen on hyvää sisältöä, joka joko hyödyttää, hauskuuttaa tai antaa tietoa tapahtuman osallistujalle. Sisältömarkkinoinnin avulla saadaan potentiaaliset osallistujat sitoutumaan tapahtumaan ja ilmoittautumaan mukaan.

Vinkit tapahtuman sisältömarkkinointiin ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja jälkeen

1. Luo ajoissa tapahtuman sisältömarkkinointia varten tarvittavat sosiaalisen median kanavat sekä tapahtuman oma nettisivusto. Suosittelen ainakin näitä seuraavia sosiaalisen median kanavia tapahtumalle: Facebookissa tapahtumasivu, Twitterissä tapahtumalle oma aihetunniste eli hashtag, blogissa tapahtumasta sisältöä ja Instagramissa tapahtumasta kuvia ja lyhyitä videoita. Voit harkita myös Pinterestin ja YouTuben käyttöä.

2. Aloita heti tapahtuman sisältömarkkinointi, kun tiedät, että tapahtuma on tulossa. Hyödynnä sekä tapahtuman että järjestäjien sosiaalisen median kanavat. Jaa sekä omaa tapahtuman hyvää ja laadukasta sisältöä että muiden tapahtumaan liittyvää sisältöä. Tuo esiin uusia näkökulmia, joiden avulla kiinnostuneet innostuvat jakamaan sisältöä eteenpäin. Esittele tapahtuman taustahenkilöt. Kerro, mikä vaihe on meneillään tapahtuman järjestämisessä.

3. Kuvat ja videot ovat tärkeä osa sisältömarkkinointia. Panosta niihin. Muista lisätä blogikirjoitukseen aina kuva, jotta jaettaessa kuva näkyy. Näin blogikirjoitus on myös mahdollista pinnata Pinterestiin.

4. Osallista ja sitouta tulevat tapahtuman osallistujat jo suunnitteluvaiheessa, jos kaipaat apua ja ideoita. Lisää kertoo Antti Poikola Open Knowledge Festival -tapahtuman osallistavasta tuotannosta.

5. Tuota tapahtuman aikana mahdollisimman paljon sisältöä, jota voi jakaa heti sekä tulevina viikkoina. Hyödynnä tuotettu sisältö tulevien tapahtumien markkinoinnissa.

Uusi tapa järjestää tapahtumia

Tapahtumat ovat olleet aina lähellä sydäntäni, kun 1990-luvulla työurani alussa järjestin kansainvälisiä kongresseja Tampereella. Tapahtuman järjestäminen vie paljon aikaa ja vaivaa. Kun vihdoin koittaa tapahtumapäivä, on ihanaa nähdä tapahtumaan saapuvat osallistujat. Olen monesti sanonut, että saat parhaan tapahtuman, kun teet siitä sellaisen, johon itsekin haluat osallistua.

Innovaatiojuna 13.1.2010 ja SomeTime 22.5.2010 sekä CMADFI 23.1.2012 olivat Suomessa näyttämässä mallia, kuinka yhteisöllisiä tapahtumia järjestetään avoimesti ja yhteisöllisesti verkossa sosiaalisen median avulla.

SomeTime-tapahtumat on järjestetty avoimesti, yhteisöllisesti, itseorganisoituvasti ja talkoohengellä vuodesta 2010 lähtien jo viitenä vuonna peräkkäin touko-kesäkuussa. Tapahtumajärjestelyissä on käytetty sosiaalista mediaa. Joka vuosi kokeillaan uusia somepalveluita, kuten vuonna 2013 Trelloa. Ensimmäisenä vuonna käytimme Wikispaces-wikiä ja sen jälkeen Purot.net-wikiä. Tapahtumapaikan valintaan ovat vaikuttaneet sijainti, koko, kustannukset, toimivuus, tekniikka, wlan-yhteydet, ruokailupalvelujen saatavuus, kulkuyhteydet, majoituspalveluiden läheisyys sekä onko järjestäjien joukossa henkilöä, jolla on yhteyksiä johonkin tapahtumapaikkaan. Kuka tahansa on voinut tulla mukaan suunnittelemaan ja toteuttamaan tapahtumaa. Henkilö, joka osaa ja on innostunut jostain tehtävästä, tekee sen vapaaehtoisesti.

SomeTime-tapahtumajärjestelyssä tarvitaan henkilöitä, jotka voivat

• kutsua suunnittelukokoukset eli sekoukset koolle
• sekouksissa livestriimata tai järjestää livestriimauksen, jotta etäosallistujatkin voivat seurata ja osallistua sekouksiin
• sekouksissa kirjata sovittuja asioita muistiopohjaan
• tarjota sekouksille tilat ja kahvitarjoilut
• luoda ilmoittautumislomakkeen ja ilmoittautumislomakkeen lyhytlinkin
• markkinoida sosiaalisessa mediassa tapahtumaa ja ilmoittautumistietoa
• luoda ja päivittää nettisivua
• luoda tapahtuman visuaalisen ilmeen ja logon
• luoda ja päivittää wikiä
• luoda ja huolehtia Facebook-ryhmästä
• hoitaa ilmoittautumistietoja ja peruutuksia
• jakaa tietoa ilmoittautumistilanteesta ja peruutuspaikoista
• kirjoittaa vahvistuskirjeet osallistujille, etäosallistujille, auttaville henkilöille ja puhujille
• lähettää vahvistuskirjeet
• hoitaa sponsorointia, sponsorointiin liittyvää laskutusta ja maksuliikennettä
• järjestää tapahtumalle tilat
• järjestää tapahtumalle iltaohjelmaa
• hoitaa tapahtuman ohjelman koostamista
• hoitaa tapahtumaan catering-yrittäjän ja ruokailumahdollisuudet
• huolehtia tapahtuman avustajista ja ohjeistaa heitä
• huolehtia tapahtuman turvajärjestelyistä
• huolehtia tapahtuman tekniikasta
• tehdä tapahtumassa liveraportointia
  jne.

Millaisia kokemuksia sinulla on erilaisten tapahtumien sisältömarkkinoinnista?

Kommentoi, mitä vinkkejä antaisit, kiitos.

Jaathan kirjoitustani eteenpäin, kaunis kiitos.

Seuraa minua ja verkostoidu kanssani Instagramissa, Googleplussassa, Facebookissa, LinkedInissä, SlideSharessa ja Twitterissä sekä Kinda Oy:tä Facebookissa ja Twitterissä. Voit myös soittaa minulle numeroon 0400 958 405 sekä lisätä minut puhelinnumerollani WhatsAppiin.

- Pauliina

Edit 22.3.2015: Lisätty kehoitus toimintaan eli jakamaan ja seuraamaan.