Yhdessä saamme aikaan enemmän - näin hyödynnän TIEKEn maksutonta Muistiota

Tämä artikkeli on julkaistu alunperin lyhyempänä TIEKEn Tiedosta-lehdessä 2/2014.

Ryhmätyöskentely ja muistiinpanot

Tiimipäivän osallistujat siirtyvät ryhmätyötilaan. Heitä odottaa uudenlainen yhteisöllinen kokemus, sillä he käyttävät ryhmätöissä muistiinpanojen tekemiseen maksutonta TIEKEn Muistio-palvelua. Kyseessä on sähköinen yhteiskirjoitusalusta, Etherpad. Se on avoimen lähdekoodin webpohjainen tekstieditori, jossa osallistujat voivat työskennellä yhdessä reaaliaikaisesti. Käyttäjien tekemät tekstimuokkaukset ovat heti kaikkien muistiota käyttävien nähtävissä sekä helposti erotettavissa tekstissä toisistaan jokaisen oman väriasetuksen ansiosta. Pian ryhmätyötilan täyttää iloinen puheensorina ja verkossa muistioon sekä dataprojektorin heijastamana seinälle kirjautuu näkyviin monella eri värillä kirjoitetut ryhmätyövastaukset.

Koulutus ja taustakanava

Kouluttaja kertoo, että koulutuspäivän osallistujilla on käytössä taustakanavana Muistio-palvelu. Jokaisella on käytössä oma kirjoitusväri, jolla voi kirjoittaa omat muistiinpanot, kommentoida sekä esittää kysymyksiä kouluttajalle. Päivän aikana opitaan, että dokumentoinnissa voi palata helposti taaksepäin, sillä muokkaukset tallentuvat aina uudeksi tekstiversioksi. Tekstin tuominen ja siirtäminen pois ovat helppoja tehdä. Taustakanavan avulla koulutuspäivän yhteinen työskentely vie oppimista ja yhteistä jakamista eteenpäin.

Liveraportointi ja osallistuva verkkoyleisö

Tapahtuma on alkamassa. Tapahtuman järjestäjä kertoo, että yhteisiä muistiinpanoja päivän puheenvuoroista voi kirjoittaa talteen Muistio-palveluun sekä jakaa linkkiä sosiaaliseen mediaan. Etäosallistujat seuraavat tapahtumaa muistion avulla saaden linkit puheenvuorojen esityksiin ja livestriimauksiin sekä paikallaolevien osallistujien kiteytykset. Keskustelu ja kommentointi käydään tapahtuman hashtagilla Twitterissä.

Oppiminen ja tiedon jakaminen

Oppitunti alkaa ja oppilaat saavat opettajalta vinkin käyttää viikon aikana tehtäviin luontobongauksiin Muistio-palvelua. Oppilaat huomaavat viikon aikana, kuinka Muistio-palvelua on helppo oppia käyttämään. Viikon viimeisellä biologian tunnilla käydään yhteiset havainnot läpi. Oppilaat kertovat yhteisten muistiinpanojen avulla, kuinka luontobongaus eteni ja mitä uutta he oppivat.

Yhteisöllisen tapahtuman järjestäminen ja kokouksien pitäminen

Joukko vapaaehtoisia järjestää vuosittain yhteisöllisen tapahtuman. Talkoolaiset pitävät järjestelytoimikunnan kokouksia, joihin kuka tahansa voi osallistua joko kasvotusten tai verkossa. Kokoontumisia voi kutsua vaikka sekous-nimellä ja esimerkkinä tapahtumista ovat SomeTime.fi ja CMAD.fi. Muistiinpanot kirjoitetaan yhdessä Muistio-palveluun, josta löytyvät osallistujien nimet, linkit verkkokokoushuoneeseen ja livestriimaukseen esim. Bambuserilla. Näin kokouksien ääni, kuva ja muistiinpanot ovat jokaisen saatavilla.

Hankkeen suunnittelu ja loppuraportointi

Hankkeen suunnitteluryhmä kokoontuu ja kirjoittaa yhdessä kaikkien hankkeen hakijoiden kanssa hankesuunnitelman Muistio-palveluun, jota käytetään hankkeen edetessä myös yhteiseen työskentelyyn. Näin saadaan arvokasta tietoa talteen. Hankkeen loppuvaiheessa muistioista voi kerätä erilaisia tiivistelmiä ja kiteytyksiä käytettäväksi Muistio-palvelulla kirjoitettavaan hankkeen loppuraporttiin.

Uuden työntekijän perehdyttäminen ja hiljaisen tiedon siirtäminen

Organisaation uusi työntekijä aloittaa tiimissä. Perehdytys tehdään käyttäen apuna Muistio-palvelua. Sinne kirjataan talteen tärkeimpiä muistettavia asioita, esitellään tiimin jäsenet ja samalla siirretään hänelle hiljaista tietoa tiimiltä. Sähköpostin käyttö väheneee, kun tietoa on kerätty talteen yhteiseen tietopankkiin, jonne jokainen tiimiläinen pääsee katsomaan sekä lisäämään uutta tietoa. Tiimi käyttää Muistio-palvelua myös ideariihen paikkana, kun suunnitellaan uusia asioita.

Muistio-palvelun käyttömahdollisuuksia

1. yhteiset muistiinpanot
2. oppiminen
3. aineiston kokoaminen
4. taustakanava
5. liveraportointi
6. kokousmuistio
7. dokumentti
8. kirjan kirjoittaminen
9. suunnitelma
10. kokemusten, tuntemusten ja epävirallisen tiedon jakaminen
11. ryhmätyöt
12. tutustuminen toisiin ryhmän jäseniin
13. alustukset
14. materiaalien ja linkkien jakaminen, lisätiedot
15. tiivistelmät, kiteytykset
16. hankehakemus
17. loppuraportti
18. hiljaisen tiedon siirtäminen
19. tietopankki
20. tapahtuman järjestäminen
21. tapahtuman ohjelman koostaminen
22. osallistujalista
23. ideointi
24. verkossa sorsastaminen, talkoistaminen, joukkoistaminen

Mihin sinä käytät TIEKEn Muistio-palvelua?

Kommentoi, oliko oma käyttökokemuksesi yllä olevassa listassa vai onko se joku muu?

- Pauliina